ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ TÀI SẢN CÔNG: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUỐC GIA

Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý, sử dụng tài sản công (TSC) là xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia. Tài sản công là nguồn lực quan trọng, nhưng việc quản lý gặp thách thức do tính đa dạng, phân tán và giá trị lớn. Mục tiêu của việc số hóa là nhằm hiện đại hóa quản lý, minh bạch hóa dữ liệu, nâng cao hiệu quả giám sát và sử dụng nguồn lực công, hướng tới xây dựng nền tài chính công minh bạch, hiệu quả.

Cơ sở và Vai trò của Cơ sở Dữ liệu Quốc gia về Tài sản công (CSDLQG về TSC)

1. Cơ sở pháp lý và thực tiễn

Việc xây dựng CSDLQG về TSC được đặt nền móng pháp lý từ Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước năm 2008 và tiếp tục được khẳng định, mở rộng trong Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017. Theo luật định, CSDLQG về TSC là một tập hợp bao gồm hạ tầng công nghệ, phần mềm, dữ liệu và quy trình nghiệp vụ nhằm thu thập, lưu trữ, cập nhật, xử lý, tổng hợp và khai thác thông tin trên phạm vi toàn quốc.

CSDLQG về TSC bao quát nhiều nhóm tài sản, bao gồm: tài sản công tại cơ quan/tổ chức/đơn vị, tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản công tại doanh nghiệp, tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân, đất đai và tài nguyên. Thông tin trong CSDL này có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy và là căn cứ quan trọng cho các hoạt động như lập dự toán, quyết toán ngân sách, kiểm toán, thanh tra, giám sát, mua sắm, điều chuyển và xử lý tài sản công.

Về mặt thực tiễn, việc xây dựng CSDLQG đã diễn ra qua nhiều giai đoạn, bắt đầu từ việc triển khai Phần mềm Quản lý, đăng ký tài sản nhà nước từ năm 2011 đến 2014, hình thành nền tảng dữ liệu ban đầu cho 64 Bộ/cơ quan trung ương và 63 địa phương [9]. Năm 2022, Bộ Tài chính đã triển khai Phần mềm Quản lý tài sản công, kế thừa dữ liệu cũ và bổ sung tiêu chí phân loại mới, đáp ứng yêu cầu của Luật 2017 (tài sản cố định có nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên). Hiện nay, CSDLQG về TSC được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, dữ liệu tập trung tại Bộ Tài chính, giúp theo dõi toàn bộ vòng đời của một đơn vị tài sản.

2. Lợi ích của CSDLQG về TSC

Việc xây dựng CSDLQG về TSC mang lại các lợi ích thiết thực, bao gồm: Tiết kiệm thời gian và nhân lực do tự động hóa nhập dữ liệu, giảm thiểu sai sót; đảm bảo chính xác và minh bạch nhờ dữ liệu được cập nhật liên tục, dễ dàng truy xuất; nâng cao hiệu quả quản lý thông qua việc dễ dàng theo dõi, lập kế hoạch bảo trì, thanh lý, luân chuyển và kiểm kê tài sản. Quan trọng nhất là hạn chế thất thoát, lãng phí nhờ hệ thống kiểm soát chặt chẽ và phát hiện sớm các bất thường.

Các Ứng dụng CNTT trong Quản lý Tài sản Công

1. Nguyên tắc Định danh Mã đơn vị Đăng ký Tài sản (Mã đơn vị ĐKTS)

Để đảm bảo tính đồng bộ và khả năng tổng hợp số liệu toàn quốc, Bộ Tài chính đã thiết lập bộ mã đơn vị ĐKTS duy nhất để định danh các đơn vị có tài sản công phải kê khai. Thông tư số 48/2023/TT-BTC đã hướng dẫn chi tiết về việc tạo lập bộ mã này, bao gồm cả trường hợp đơn vị đã có mã quan hệ với ngân sách (mã QHNS) hoặc chưa có.

Mã đơn vị ĐKTS được gán theo nguyên tắc phân cấp, gồm nhiều bậc:

Bậc 1 (3 ký tự): Dành cho Bộ, cơ quan trung ương hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Ví dụ: Mã Bộ Tài chính là “018”; Hà Nội là “T01”).

Bậc 2 (6 ký tự): Dành cho các đơn vị trực thuộc trực tiếp cấp trên (Văn phòng Bộ, Tổng cục, Sở, UBND cấp huyện).

Bậc 3 (9 ký tự): Dành cho các đơn vị trực thuộc cấp Bậc 2 (Văn phòng Tổng cục, Cục thuộc Tổng cục, Sở/ban/ngành cấp tỉnh, các xã/phường/thị trấn).

Bậc 4 (12 ký tự) và Bậc 5 (15 ký tự): Dành cho các đơn vị trực thuộc cấp thấp hơn (Trường Trung học cơ sở, Trường Tiểu học).

2. Phần mềm Quản lý tài sản công (QLTSC)

Phần mềm QLTSC có các chức năng cốt lõi như quản lý danh mục, nhập dữ liệu (đất, nhà, ô tô, máy móc thiết bị, tài sản vô hình...) và lập báo cáo.

Về quy trình kê khai, nhập, duyệt dữ liệu:

Đơn vị quản lý tài sản phải thực hiện báo cáo kê khai trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh biến động về tài sản.

Cán bộ sử dụng nhập dữ liệu vào Phần mềm trong chậm nhất 30 ngày kể từ khi nhận được báo cáo.

Đối với tài sản có giá trị lớn (đất, nhà, xe ô tô, hoặc tài sản cố định khác có nguyên giá từ 500 triệu đồng trở lên), cán bộ quản lý phải kiểm tra, đối chiếu và thực hiện duyệt dữ liệu trong vòng 07 ngày làm việc.

Đối với tài sản cố định khác có nguyên giá dưới 500 triệu đồng, thông tin sau khi nhập liệu thành công là dữ liệu chính thức và không cần duyệt dữ liệu.

Dữ liệu có các trạng thái: Chờ duyệt, Đã duyệt (là dữ liệu chính thức, không cho phép sửa/xóa) và Từ chối.

Mỗi đơn vị tài sản được định danh bằng một mã tài sản duy nhất tự sinh theo nguyên tắc Mã đơn vị - Mã loại tài sản - Mã số tự sinh. Phần mềm QLTSC còn quản lý chi tiết các thông tin về mục đích sử dụng đất, cấp hạng nhà, loại xe ô tô, và theo dõi tài sản dự án, tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân.

3. Phần mềm Tổng kiểm kê tài sản công năm 2025

Để phục vụ công tác kiểm kê, Bộ Tài chính đã xây dựng Phần mềm Tổng kiểm kê tài sản công, hoạt động trên nền tảng web và máy chủ đặt tại Bộ Tài chính, đảm bảo an toàn, an ninh mạng. Phần mềm này cho phép đơn vị nhập dữ liệu theo hai hình thức (thủ công hoặc bằng file excel mẫu). Dữ liệu thu thập được từ Đề án Tổng kiểm kê sẽ là tiền đề để cập nhật vào CSDLQG về TSC, từng bước tiến tới hình thành một CSDLQG đầy đủ các loại tài sản công theo quy định.

Thách thức và Định hướng phát triển

Mặc dù có những tiến bộ, việc ứng dụng CNTT trong quản lý tài sản công vẫn đối mặt với các thách thức như:Thiếu đồng bộ về dữ liệu do các đơn vị sử dụng phần mềm khác nhau; thiếu nhân lực kỹ thuật tại địa phương, cán bộ còn hạn chế về trình độ CNTT; chi phí đầu tư ban đầu cao và khó khăn trong việc thay đổi tư duy, lề lối làm việc từ thủ công sang công nghệ.

Trong giai đoạn 2025–2026, Bộ Tài chính định hướng nâng cấp phần mềm QLTSC để phù hợp với mô hình chính quyền 02 cấp và cập nhật các chức năng tính khấu hao, hao mòn tài sản cố định theo quy định mới (Thông tư số 23/2023/TT-BTC). Ngoài ra, hệ thống sẽ nghiên cứu mở rộng đối tượng quản lý sang các loại tài sản kết cấu hạ tầng. Đối với Phần mềm Tổng kiểm kê TSC, sẽ tiếp tục điều chỉnh danh mục đơn vị theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp và gán mã định danh trọn đời với từng tài sản.

Việc ứng dụng CNTT vào quản lý tài sản công giúp minh bạch số liệu, nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và góp phần giúp cấp có thẩm quyền đánh giá chính xác nguồn lực từ tài sản công, từ đó có các quyết sách phù hợp. Trong tương lai, việc áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong lĩnh vực này còn có thể giúp dự đoán, tổng hợp các loại tài sản cần nâng cấp, sửa chữa, và tự động sắp xếp các tài sản dôi dư sang các đơn vị còn thiếu.